Hvordan fungerer integrasjonen mellom KK2 og Wsinkasso i Visma

Automatisk utveksling av data mellom KK2 og Visma- Enkelt og effektivt.

KK2 integrasjonsløsning forbedrer kommunikasjonen mellom KK2 og Visma. Løsningen deler data mellom systemene gjennom webservice. Alle funksjonene ligger nå i Visma eller i KK2. De nye funksjonene i KK2 ligger i menyen i KK2.

funksjonerwsinkasso_medium

 

Med Integrasjonsmodulen i KK2 kan du

1.) Henter fakturaer som er klar for inkasso
2.) Oppdatere Visma med KK2 saksnummer
3.) Henter alle betalinger og korreksjoner fra Visma
4.) Leser KK2 ocr og leverer bilag til Visma
5.) Funksjon for å konvertere tidligere overførte saker i KK2

Hva trenger du for å bruke WSinkasso

1.) I KK2 må du ha oppsett for Vismaintegrasjonen, det faktureres tilsvarende en årsavgift for å konvertere til løsningen (engangsbeløp).

2.) Lisens på WSinkasso i Visma, hvis dere ikke har dette bestilles det hos din Vismakontakt/ansvarlig via prosjektkontoret@visma.no

3.) SSL Sertifikat. Webservicen krever at det er installert Redirect funksjonalitet på en DMZ-server som settes opp med en Internet Information Service på DMZ. Dette gjøres ved hjelp av et SSL sertifikat knyttet til en offisiell webadresse (FQDN). Anskaffelse av sertifikat og installering kan bestilles gjennom prosjektkontoret@visma.no

Forberedelser KK2

1.) For å kunne benytte integrasjonen må KK2 kobles mot WSinkasso i Visma. Dette er en installasjon som gjøres av Visma og oppkoblingsdetaljene i installasjonsrapporten sendes KK2.

2.) Det må defineres saksganger for hver enkelt oppdragsgiver. Saksgangene legges inn i KK2 og benyttes ved overføring av saker fra Visma.

3.) Konteringsinformasjonen på innbetalinger fra KK2 til Visma legges inn i KK2

Forberedelser Visma

1.) Det må settes opp purrerutiner for PWS (purrekoden for overføring til ekstent inkassosystem)
2.) Purrerutinen knyttes opp til alle oppdragsgiverene
3.) Det må opprettes en bilagskode for innbetalinger fra KK2

Hente saker som er klar til inkasso over til KK2

For at saker skal kunne hentes over til KK2 må de være lagt i et godkjent purreforslag i Visma.

Purreforslag finnes under innbetalingsrutiner- innfordring

ws1_medium
Menyvalg: Du får opp dette bildet og trykker på  nytt forslag

ws2_medium

Generer purreforslag:
Reskontrotype Du velger reskontrotype ved å trykke på pilen og velger hvilken reskontrotype du ønsker.
Purretype/purrekode Her velger du PWS
Trykk så kjør rapport. Det blir produsert et purreforslag som du kan skrive ut.

Purreforslag:

ws3_medium
Du får opp et purreforslag. Du kan endre/slette faktura du ikke vil overføre til KK2 under fliken faktura før du godkjenner.  Når alt er i orden trykker du godkjenn og får fram boksen under.

ws4_medium
Her legger vi inn bilagstypen for Inkasso KK2 WS og haker av for godkjenn bilag direkte og trykker Kjør rapport. Nå har du produsert et purreforslag som er klar til å hente i KK2.

Se på saker i Visma som er overført til KK2:

Når du har vært i KK2 og importert de nye sakene kan du se på reskontro i Visma at de har blitt merket med Ekstern inkasso.  Hvis du trykker på boksen Purring nederst i reskontrobildet får du opp en egen boks som viser fakturaen som er oversendt med saksnummeret som er opprettet i KK2.

ws5_medium

 

4.) Logg inn i KK2 og bruk funksjonen: Import av nye saker. Når bruker trykker på dette valget hentes alle sakene som ligger i det godkjente purreforslaget og det opprettes saker i KK2 basert på saksgangsvalget som er gjort i oppsettet.
5.) Visma oppdateres med saksnummeret saken får i KK2. Det kan ses i Visma ved å gå inn på fakturadetaljene og fane for historikk (purrefane)

Lese KK2 innbetalinger

KK2 har en egen ocr konto. Når det kommer ocrfil fra banken lagres den i en mappe på maskinen/kommunens server. For å lese filen logger du inn i KK2. Benytter menyvalget:Import av innbetalinger Da får du opp følgende bilde

importavKK2ocr_medium

 

1.) Velg ocrfil. Du får da opp en oppstilling av innbetalingene.

skjermbilde20150505152145_medium
2.) Trykk importer og sakene oppdateres i KK2
3.) Trykk menyvalget: Bokføringsforslaget Her får du opp bokføringsforslaget som KK2 vil sende til Visma. Ser du noen feil her så går du inn og korrigerer på saken det gjelder og når du er ferdig korrigert trykker du på menyvalget: Bokføringsforslag på nytt. Når det ser greit ut så trykker du bokfør forslag Visma
4.) Bilaget opprettes i bilagsregistreringen på en fast bilagsregistrerer, vanligvis WS-Inf ferdig kontert og godkjent i henhold til konteringsdetaljene som er registrert i KK2 ved oppstart. Det anbefales at dere etablerer en fast rutine for å sjekke etter nye bilag.

Hente innbetalinger fra Visma på saker overført KK2

KK2 henter transaksjoner på fakturaer overført KK2 fra Visma.

Det gjøres ved å bruke menyvalget: Betalinger fra Visma da henter KK2 over alle innbetalinger som ikke er kommet fra KK2. Det anbefales at dette er en daglig rutine i kommunen.