Visma – WS Inkasso

Intro til integrasjonen

Automatisk utveksling av data mellom KK2 og Visma- Enkelt og effektivt.

Integrasjonsløsningen forbedrer kommunikasjonen mellom KK2 og Visma. Løsningen deler data mellom systemene gjennom webservice. Alle funksjonene ligger nå i Visma eller i KK2. De nye funksjonene i KK2 ligger i menyen på hovedsiden.

Med Integrasjonsmodulen i KK2 kan du

1.) Henter fakturaer som er klar for inkasso
2.) Oppdatere Visma med KK2 sine saksnummer
3.) Henter alle betalinger og korreksjoner fra Visma
4.) Leser OCR-filer og leverer bilag til Visma
5.) Funksjon for å konvertere tidligere overførte saker i KK2

Hva trenger du for å bruke WS Inkasso

1.) I KK2 må du ha oppsett for Vismaintegrasjonen, det faktureres tilsvarende en årsavgift for å konvertere til løsningen (engangsbeløp).

2.) Lisens på WS Inkasso i Visma, hvis dere ikke har dette bestilles det hos din Vismakontakt/ansvarlig via prosjektkontoret@visma.no

3.) SSL Sertifikat. Webservicen krever at det er installert Redirect funksjonalitet på en DMZ-server som settes opp med en Internet Information Service på DMZ. Dette gjøres ved hjelp av et SSL sertifikat knyttet til en offisiell webadresse (FQDN). Anskaffelse av sertifikat og installering kan bestilles gjennom prosjektkontoret@visma.no

Forberedelser KK2

1.) For å kunne benytte integrasjonen må KK2 kobles mot WS Inkasso i Visma. Dette er en installasjon som gjøres av Visma og oppkoblingsdetaljene i installasjonsrapporten sendes KK2.

2.) Det må defineres saksganger for hver enkelt oppdragsgiver. Saksgangene legges inn i KK2 og benyttes ved overføring av saker fra Visma. Dersom du snere vil endre saksgangen for en oppdragsgiver, må du slette linjen for oppdragsgiveren før du lager en ny.

3.) Konteringsinformasjonen på innbetalinger fra KK2 til Visma legges inn i KK2

Forberedelser Visma

1.) Det må settes opp purrerutiner for EWS (purrekoden for overføring til ekstent inkassosystem)
2.) Purrerutinen knyttes opp til alle oppdragsgiverene
3.) Det må opprettes en bilagskode for innbetalinger fra KK2

Hente saker som er klar til inkasso over til KK2

For å overføre saker fra Visma til KK22 må det opprettes og godkjennes et purreforslag i Visma.

Logg inn i Visma

Gå til Innfordring via Økonomi og Innbetalingsrutiner
Trykk Lag nytt forslag
Velg reskontrotype
Sett inn EWS eller PEWS/PWS i purretype og purrekode
Kjør rapport

Neste steg er å kjøre rapporten:

Kjør rapport og velg forhåndsvisning
Du får opp en forhåndsvisning av forslaget.
Lukk
Du ser nå at det står Forslag og her kan du gjøre endringer som å ta vekk fakturaer som ikke skal med. Gå da til fanen Faktura. Her kan du slette de fakturaene du ikke skal ha med.
Når du er fornøyd trykker du godkjenn

Sette opp bilagsopplysninger:

Du må nå trykke deg gjennom bilagsregistrering, her må du velge en bilagskode (ikke bilagskoden for KK2) Velg en som ikke har noen begrensninger. Det opprettes ikke noe bilag.
Trykk da på Kjør Rapport

Purreforslaget er nå godkjent og klar til å hentes inn i KK2

Logg deg inn i KK og velg Import av nye saker i menyen
Det er saksbehandler som logger seg inn som blir registrert som saksbehandler
Vent mens KK2 jobber
Når du ser at antall saker er økt er importen gjennomført og sakene opprettet i KK2
Du får nå Inkassovarslene på e-post
Sakene i KK2 er oppdatert med kjøringsnummer
Fakturaene i Visma er oppdatert med saksnummer fra KK2 se bilde under Eksternt saksnummer

HUSK OPPRETT ET og ET forslag om gangen som du henter inn i KK2.

Hvis du har lagd et purreforslag og godkjent men sakene kommer ikke over til KK2.

Mulig årsak
Gå inn i Visma og sjekk at saken har status godkjent. Har den status distribuer må du kontakte Visma for support. Da har man ved en feiltagelse trykt feil under godkjenning av et purreforslag og den vil ikke komme over til KK2.

Hvis du har brukt KK2 Agenten tidligere og ønsker å gå over til WS Inkasso er det mulig å oppdatere alle eksisterende saker i KK2 med ID nr fra Visma.

Når du har oppdatert sakene kan du benytte integrasjonen med å bokføre betalinger og hente betalinger fra Visma.

NB: Oppsett og bruk av Visma forklares Vismas egne brukermanualer.

Lesing av OCR-filen skjer fra menyvalg inne i KK2.

Du henter OCRfilen i banken og legger på lokalt område på maskinen din.

Logg inn i KK2 og gå til menyvalget – Import av OCR
Velg Fil og let frem OCRfilen du har lastet ned til eget område og åpne.

KK2 leser nå betalingen inn i systemet og du får en kvittering på hvilke saker som er lest inn.

Betalingen har nå lagt seg på sakene i KK2 og oppdatert saldo. Saker under behandlingsterskel er avsluttet.

Neste steg er å Generer Bokføringsforslag
Når du har lest inn OCRfilen går du til menyvalget Bokføringsforslag.

Her får du opp bokføringsforsalget KK2 har generert basert på din OCRinnlesning.

– Lager ett bilag pr betalingsdato.

– Posterer Fordringer, renter og salært på samme bilag. Renter, salær og omkostninger legges på et fiktivt fakturanummer på formen: KK-fakturanr-1

– Postering av innbetalt bank, deles opp i henhold til løpenummer fra OCR filen. I OCR filen sees at flere betalinger grupperes etter samme løpenummer. Det er summen av disse som kan sees på bankutskrift. Vi har derfor valgt å dele opp i flere bank-transaksjoner på bilaget, med summen for hvert løpenummer. Dette for å avlette bankavstemming med samme beløper postert i bank som du finner på bankutskriften. Alle betalinger som registreres manuelt i KK2 vil komme samlet uten løpenummer på bankposteringer.

For posteringer av renter og salær/omkostningen legges det to poster for hver. En post + en motpost som gjør opp posten. I tillegg posteres samet renter og salær på egne konti for dette.

KK2 har en logisk oppdekning og forslaget stemmer som regel.

Hvis du vil flytte en betaling eller du har en betaling som ikke skal med kan du gå inn på saken å endre og trykke på menyvalget Bokføringsforslag på nytt, da er det oppdatert med endringene dine.

Har du ingen endringer trykker du Bokfør forslag i Visma. Bilaget sendes nå til Visma.

Registrere bilaget i Visma

Gå inn i Visma og let frem bilagene på brukeren WS-infe. KK2 generer et bilag pr. dato for reskontro og et for renter og et for gebyr. I eksemplet ovenfor vil du få 3 bilag som må registreres i Visma. Når det er gjort er rutinen ferdig.

Bokføringsforslaget kan registreres automatisk i Visma. Det må være ikke være huket av for Bilag godkjennes i Visma. Dette er default avhuket i KK2. Da må bilaget godkjennes. Uten avhuking vil bilaget godkjennes autoamtisk

Hvordan endrer jeg bokføringsforslaget?

Flytte betalinger mellom 2 saker

Gå inn på saken du skal fjerne betalingen fra og slett (Ta vare på betalingsdetaljene)
Gå inn på saken du skal legge betalingen på.
1. Gå til avdragsfanen og legg inn betalingen. Lagre

Du kan nå gå tilbake til forsiden i KK2 og trykke på bokføringsforslag. Endringen skal nå vises og betalingen bokføres mot ny sak/fordring.

Hvordan legge inn innbetalinger

Registrering av manuelle innbetalinger

Noen ganger betaler skyldner uten kid og dere får en liste fra banken over manuelle betalinger som ikke kan leses via OCR.

Gå inn på saken betalingen gjelder
Gå på avdragsfanen
Lag ny innbetaling og legg inn beløp + dato. Lagre

Innbetalingen legger seg på bokføringsforslaget og kan importeres/sendes Visma.

Hvis man vil flytte betalinger i KK2 som allerede er bokført i regnskapet, hva da?

Gå inn på saken du skal fjerne betalingen fra og slett (Ta vare på betalingsdetaljene)
Gå inn på saken du skal legge betalingen på.
1. Gå til avdragsfanen og legg inn betalingen, huk av for skal ikke bokføres. Lagre

Da vil ikke betalingen komme opp på bokføringsforslaget, endringen er kun gjort i KK2

Oppdatere KK2 med betalinger fra Visma

For å hente betalinger gjort til kommunens ordinære konto.

Klikk på menyvalget Betalinger fra Visma

KK2 henter over alle nye betalinger på eksisterende saker i KK2. Du får en kvitteringsliste over hvilke innbetalinger som ble registrert.
[/toggle][toggle title=»Betalingene kommer ikke over»]Hva kan være feil?

Årsken til at betalingen ikke kommer over skyldes en innstillingsfeil eller at det har vært brudd i kommunikasjonen ved overføring av saker. Ta kontakt med oss så ser vi på problemet med dere for å finne årsaken og rette den.

Faktura kommer inn som negativ betaling.

Hvis en korrigering i regnskapet kommer inn i KK2 som en negativ betaling skyldes det en feilføring i Visma. I Vismaloggen vil den se slik ut <Transaksjon Type=»20-UTG. FAKTURA» Kategori=»0″> De endringene som er gjort på reskontro med kategori 0 overføres KK2.

Det kommer tekst tilfeldig fakturering på saker som overføres.

Teksten til fakturaen hentes fra teksten som brukes ved fakturering. Be kunden være bevist når de fakturerer. Eksempelvis: Barnehage mai 2017 osv. Da slipper de mange telefoner når IKV går ut.

Feilmelding: Ingen nye fakturaer på EWS.

Sjekk at det er fakturaer i forslaget
Sjekk at forslaget er godkjent
Sjekk at det er satt opp riktig purrekode på kommunen i klienten

Feilmelding: Finner ikke reskontrotype for ((Saker)Avdeling) Se sak xxxxx

Feilmeldingen sier at det ikke ligger inne reskontrotype på avdeling i saken. Gå til saken KK2 henviser til og på genereltfanen, hvis det ikke ligger Avdeling der eller en ikke eksisterende avdeling, legg til riktig og lagre (i eksemplet nedenfor ligger det inne K010). Forsøk å sende bokføringsforslaget til Visma på nytt.

Hente innbetalinger fra Visma på saker overført KK2

KK2 henter transaksjoner på fakturaer overført KK2 fra Visma.

Det gjøres ved å bruke menyvalget: Betalinger fra Visma da henter KK2 over alle innbetalinger som ikke er kommet fra KK2. Det anbefales at dette er en daglig rutine i kommunen.

AUTOMATISK OPPDATERING AV ADRESSER I KK2 MOT VISMA

Adresser i KK2 kan automatisk oppdateres mot adresser i Visma. Det er nødvendig med tilgang til Reskontrowebservice i Visma. Det gjøres ved å opprette supportsak hos Visma slik at de får åpnet for dette.