KK2 på 1-2-3

Innhold

Automatisk innfordring

Saker overført til KK2 går i en forhåndsdefinert saksgang.  En typisk saksgang er Standard saksgang. Denne består av følgende tiltak:

IKV                  Inkassovarsel

BOF                 Betalingsoppfordring

SMSPX            En SMS før videre behandling

BVD_               Betalingspåminnelse vesentlig mislihold

VVB                 Vurderingsskjema for videre behandling etter utenrettslig innfordring

Første tiltak i saksgangen lages av KK2 med en gang saken er overført til KK2. Hvis kravet gjøres opp, vil KK2 avslutte saken automatisk, og du trenger ikke tenke mer på innfordring.  Dersom kravet ikke betales, vil KK2 når betalingsfristen er gått ut i IKV, lage neste tiltak i saksgangen. Slik vil KK2 fortsette igjennom saksgangen; Ved fortsatt mislighold etter betalingsfristen i et tiltak er løpt ut, settes neste tiltak i verk.

Husk 1: KK2 løser ca. 80 % av saken under automatisk saksbehandling.

Husk 2: Et viktig tiltak for å bedre betalingsviljen hos dine skyldnere er å sende gode fakturaer:

  • Rett mengde
  • Rett pris
  • Enkel å forstå
  • Lett å finne betalingsinformasjon
  • Sendes så raskt etter levering som mulig, eventuelt i henhold til avtale

Saksbehandling mens saken ligger i saksgangen

Under saksgangens fremdrift kan det være behov for saksbehandling, f.eks. fordi skyldner ringer eller tar kontakt på annen måte.

Logg deg inn på saken ved å bruke søkefunksjonen. Du kan lese mer om søkefunksjonen nedenfor.

I venstremenyen finner du saksbehandlingsfunksjonene. Du kan lese mer om dem i brukerhåndboken.  De fleste av dem er selvforklarende; Avslutt sak betyr at du stanser saksbehandlingen.  Sett på vent betyr at du stanser saksgangen midlertidig

Vi skal forklare noen av funksjonene nærmere her. De er satt opp i prioritet rekkefølge etter hva vi tror er mest aktuelt:

Avdragsavtale / Betalingsavtale

Brukes hvis skyldner har behov for å dele opp kravet

Klikk på valget Avdragsavtale i venstremenyen.  Du får opp en dialogboks.

Termlengde: Normalt velges månedlig, men du kan endre ved å klikke på pilene til høyre i terminfeltet.

Første forfall: Her legger du inn dato dere er blitt enige om som første terminforfall

Avhukingene for gjeldsbrev etc. skal normalt ikke avhukes

Hvis du huker av for Ikke send giro på avdrag vil KK2 sende varsel om terminforall på SMS.

Husk: Dette forutsetter at mobilnummer er registrert på saken. Dette gjør du under Rediger Debitor, i boksen for navn adresse etc. på debitor.

Velg om avdragene skal beregnes ut i fra antall avdrag i avtalen eller beløp som skal betales per avdrag.

Klikk Lag forslag og KK2 lager forslag til nedbetalingsplan.

Du kan redigere hvert termin beløp i oppstillingen.

Klikk Opprett avdragsavtale.

Nå har du laget avtalen og KK2 vil følge den opp.

Dersom den følges er alt greit, hvis ikke vil KK2 purre. Fortsetter skyldner å misligholde avtalen, vil KK2 avslutte avtalen og ta opp igjen saksgangen.

Sett på vent

Her kan du sette inn en periode hvor KK2 ikke driver frem saksgangen. Du velger datoen for når saken skal starte igjen i datofeltet.

Det er lurt å skrive inn hvorfor du satte saken på vent.

Notat

Saksnotat om forhold som gjelder kun denne saken. Du kan huke av for varsling til saksbehandler ved forfall på notatet.

Debitornotat

som gjelder skyldner og vil vises på alle saker man har mot skaldner

Felles for Notat og Debitornotat er at du kan laste inn PDF-filer som vedlegg til notatet

Tiltak

KK2 har en mengde dokumentmaler. Disse finner du under valget Tiltak i venstremenyen på saken. Når du klikker på valget, får du opp en dialogboks med hele dokumentbiblioteket til KK2.  Du finner rett dokument ved å skrive inn søkeord i feltet for Prosesstrinn. Skriver du Inkassovarsel, får du opp inkassovarselmalene i KK2. 

Klikk på den ønskede malen.  Nå får du opp en ny dialogboks, her kommer det opp felter som skal /kan fylles ut, om det er behov for dette avhenger av dokument.  Flere av malene har varianter. Du kan velge variant i feltet dokumentvariant nest øverst i dialogboksen.

Når du mener dokumentet er klart klikker du lagre. KK2 lager nå dokumentet og det legger seg i saken i boksen øverst til venstre i saksbildet. Klikk på det gra ikonet for PDF og du ser dokumentet. Dersom du ikke er fornøyd, sletter du dokumentet ved å klikke på søppelbøtten til høyre på linjen for dokumentet i tiltaksboksen. Så foretar du prosessen en gang til for å finne riktig dokument og variant.

Husk 1: Dokumenter som ikke sendes bør slettes fra tiltaksboksen.

Husk 2: Du finner alle funksjoner forklart i brukerhåndboken under punktet Saksmenyen

Husk 3: Det er lurt å notere på sakene for da er du sikker på at det som skjer huskes.

Finne frem en konkret sak

Når du har behov for å finne en sak i KK2 har du i hovedsak to muligheter

  1. Klikk på Vis alle saker i Navigasjonslinjen øverst i bildet. Du får en tabell opp med alle aktive saker. Du kan så finne frem til din sak ved å bruke filtreringsfeltet til høyre over tabellen.  Skriv inn navn, deler av navn og du filtrerer bort alle linjer som ikke inneholder den bokstav/tall kombinasjonen du filtrerer på.
  2. Søkefeltet til venstre for Vis alle saker. Her kan du søke på:
    1. Debitornummer som er det samme som kundenummer fra regnskap
    1. Saksnummer
      1. Det er nok med de siste sifrene (dem etter alle nullene)
    1. Personnummer
    1. Organisasjonsnummer
    1. Navn
    1. Deler av navn

Dersom du får flere treff på et søkekriterium, får du dem presentert i en tabell som nevnt ovenfor.

Hvordan saker kommer over i KK2

Dette skjer via integrasjonen med ditt økonomisystem

Bokføring av bevegelser på sak i KK2

Dette skjer via integrasjonen med ditt økonomisystem