Avslutt sak / Gjenoppta sak
Når en sak er aktiv vises valget Avslutt sak (hustigtast Q). For å avslutte saken kan man klikker på Avslutt sak, eventuelt klikke Q på tastaturet. Da åpnes en dialogboks hvor man kan skrive kommentar om årsaken til avslutning. KK2 genererer et notat om at saken er avsluttet i Notat-kortet på saken. Det vil også vises at saken er avsluttet øverst i venstre hjørne.
Om en sak er avsluttet vil valget endres til Gjenoppta sak (Q). Klikk for å gjenåpne saken. Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å gjenåpne en sak med saldo under behandlingsterskel.
Sett på vent / Opphev på vent
Hvis KK2 ikke skal gjøre noe med saken kan saken settes på vent. Etterman klikker på «Sett på vent» vil dialogboksen som vist nedenfor åpnes.
Her skriver man inn årsaken til at saken settes på vent. Klikk på datoen for å velge hvor lenge saken skal være på vent, standard er 14 dager. Om man ønsker en mail fra KK2 når på vent-perioden kan krysse av «Send påminnelse på epost til følgende personer», og krysse av for hvem som skal motta mail.
Dersom saken har usendte tiltak er det mulig å slette tiltaket ved å klikke på sletteknappen, som vist nedenfor.
Når man har laget vil det bli generert et notat på saken med info om at saken er satt på vent.
Når en sak er på vent vil menyvalget i venstremenyen vise Opphev på vent. Klikk for å oppheve, og saken blir aktiv igjen.
Sett på langtidsovervåkning / Opphev langtidsovervåkning
Klikk på valget «Sett på langtidsovervåkning» og saken overføres til langtidsovervåkning. Status endres fra «Saken er aktiv» til «Saken er på langtidsovervåking».
Når du har klikket på dette valget endres valget til «Opphev langtidsovervåking». Ved å klikke her vil saken aktiveres igjen.
Når en sak er satt på langtidsovervåkning kommer den som standard opp til behandling etter 6 måneder. Hvilken dato det er vises som Forfall i notatet som ble generert når saken ble satt på langtidsovervåkning. Om man ønsker å endre til en annen dato kan man klikke på notatets dato, og manuelt skrive inn ønsket dato i dialogboksen som åpnes.
Når en sak har status Saken er på langtidsovervåkning vil det ikke skje noe med saken i automatikken. Saksbehandling må gjøres manuelt.
Innbetalinger vil bli registrert som vanlig.
Oppfølging av langtidsovervåkning
Når saken har vært på langtidsovervåkning frem til valgt dato, standard 6 måneder, vil den vises i arbeidslisten på KK2 sin hovedside.
Det vil også bli sendt mail til saksbehandler med påminnelse om at saken er kommet til vurdering.
Gå inn på saken for å få frem et skjema for behandling av saken. Skjemaet du får opp ser slik ut:
For å gå videre til saken, klikk på saksnummeret oppe i skjemaets venstre hjørne.
For å forlenge langtidsovervåkningen 6 måneder, klikk på disketten nede i venstre hjørne.
Det fremgår av bildet hva kravet gjelder og hvor stort det er. Kontrollen foregår ved at du:
– Sjekker de punktene som står i sjekklisten, se skjema for hva som bør undersøkes.
– Huker av når du har sjekket punktet.
– Skriver dine notater i notatfeltet.
– Når alle punkter er sjekket, velger du ett av alternativene under notatfeltet for den videre behandling.
– Klikk så på den grønne lagringsknappen nede til høyre.
Dersom langtidsovervåkingen skal fortsette, vil KK2 legge saken til side og minne deg på den etter angitt periode. KK2 lager et notat med resultatet av din beslutning. Notatet legges under notatkortet på saken. Dersom du velger å vekke saken til live igjen må du gå inn på saken og velge saksgang eller tiltak for videre behandling.
Det er smart å lage en rutine på hvordan man systematisk går igjennom langtidsovervåkningssaker som trenger behandling.