Om KK2 låneforvaltning

KK2 låneforvaltning bygger på Kapitalkontroll AS sin forretningsidé om at store institusjoner som kommuner, bør gjøre sentrale oppgaver selv.  Med moderne systemer er det ikke formålstjenlig å sette ut arbeidsoppgaver til eksterne virksomheter.  Dette har vist seg både lønnsomt og effektiviserende innenfor innfordring av misligholdt krav. Denne idéen har vi videreført inn i forvaltning av utlån fra kommunen.

Nedenfor har vi lagt inn punktvis arbeidsoppgavene ved egenforvaltning av lån

1. Innvilgelse av lån
   • Spørsmålet om et lån skal innvilges er saksbehandling av en lånesøknad. Saksbehadlingen skjer i egne systemer for eksempel Startskudd for etableringslån og Sosio for sosiallån.  Startskudd er integrert med KK2-lån i den forstand at det er en knapp i Startskudd som medfører at når lånet er innvilget, så sendes informasjon videre til KK2. 
2. Opprettelse av lån
   • Når lånet er innvilget, må det etableres i KK2.
     • Først legges Låntager, medlåntager og andre roller inn i KK2. Dette gjøres enten ved integrasjon med systemet hvor lånesøknaden ble innvilget, eller ved manuell registrering i KK2.
     • Opplysninger om lånet må legges inn.  Det er lånebeløp, løpetid, renter, fastrenteperiode osv.
     • Spesielle vilkår legges også inn
3. Før utbetaling må lånedokumenter lages
   1. Alle nødvendige dokumenter ligger i KK2. Det er bare å velge dem man vil at systemet skal lage for deg. For et etableringslån lages normalt
      • Låneavtale
      • SEF-skjema
      • Gjeldsbevis
      • pantedokument
   2. Dokumenter som er klare må man ha underskrift på. Det gjøres manuelt.  Kall inn låntageren på kontoret for underskrift.  Dette er nok det mest effektive. Da får man alle underskrifter på plass med en gang. Det kan også gjøres ved å sende alle dokumenter til skyldner for underskrift og så returnerer låntager dokumentene i underskrevet stand. Før dokumenter er signert må det ikke utbetales noe av lånesummen.
   1. Alle dokument lånedokument må lages i to eksemplarer med ett til låntager og ett til långiver
   2. Pantobligasjon må sendes til tinglysning
4. Depotfunksjon
   • Långivers dokumenter må tas vare på i et dedikert arkiv (depo)
   • Arkivet bør organiseres på en slik måte at dokumentene finnes raskt. Normalt alfabetisk på hovedlåntager.
5. Utbetaling – vil skje fra kommunen selv
   1. Kommunen utbetaler selv
      • Det må lages utbetalingsbilag til regnskap slik at de kan utbetale lånebeløp.
   2. Hele på en gang
      • Normalt vil et etableringslån betales ut i sin helhet til en megler
      • Utbetaling til låntager selv må vurderes konkret
   3. Delutbetalinger
      • Noen ganger utbetales lånet i deler.  Eksempelvis ved kjøp av bolig, deretter ved oppussing. Senere utbetaling registreres som justering av lånet
6. Oppfølging av lån
   • Løpende utsendelse av terminforfall og purringer gjøres automatisk av KK2
   • Endring av lån gjøres i KK2 ved å benytte funksjone endring av låni venstremenyen
7. Misligholdte
   • Purring sendes autamatisk av KK2
   • Oppsigelse og overføring til blå side, gjøres manuelt avslutt saken i KK2-lån og registrer den inn i KK2-inkasso.
8. Avslutning av lån
   • Bruk funksjonen Renter frem i tid for å beregne fremtidig renter.  Ta imot pengene og lånet avsluttes automatisk.

Førstesiden

Navigasjonslinjen

Linjen øverst i bildet. Inneholder søkefunksjon og opplysninger om långiver

Kommune

Er det rettssubjektet som har tilgang til KK2.

Kreditor

Kommuner kan ha flere kreditorer.  Det skal være en egen kreditor for lån. Det er mulig å skifte til annen kreditor under samme kreditor ved å klikke nedtrekksmenyen ved kreditoren.  Saksbehandlers tilgang til kreditorer styres i Administrasjonbildet i inkassokreditoren under punktet Saksbehandlerstyring, les om dette i brukerhåndboken for KK2 inkasso.  Det kan legges opp til at en saksbehandler kun har tilgang til en kreditor, f.eks. lånekreditoren.

Søk

Her søker du deg frem til et konkret lån. Du kan søke på.

• Kundenummer
• Lånenummer (saksnummer)
• Organisasjonsnummer
• Personnummer
• Navn
• Deler av navn

Dersom du legger inn et søkekriterium som gir flere treff, f.eks. nav, får du opp en tabell som du får under Vis alle lån, se dette.

Vis alle lån

Klikk på Vis alle lån og du får en oversikt over alle aktive lån. Tabellen gir en oversikt over alle aktive lån, og låneforslag.  Avsluttede lån vises ikke. Hver linje i tabellen representerer et aktivt lån. For å komme til lånet, klikker du på lånenummeret i blått helt til venstre på linjen.

Venstremenyen

Rentevalg

Valget ligger øverst i venstremenyen på første siden.

Alle lån i KK2 må settes opp med renteprofil

Klikk på valget Rentevalg. Her får man opp en oversikt over rentevalgene som er lagt inn i KK2. man lager ny renteprofil ved å klikke + tegnet nedenfor i venstre hjørne for oversikten over profilene

Man fjerner en profil ved å klikke på minustegnet.

Å lage en renteprofil:

1. gå inn på valget Renteplaner
2. Klikk plusstegnet
3. Ny renteplan kommer opp som valg i oversikten klikk på dette
4. Nytt bilde kommer opp
   1. Velg navn
   2. Skriv kort beskrivelse
   3. Sett saken aktiv
   4. Hopp over valgene
      • Basert på
      • Aktive lån og låneforslag
   5. Til høyre står en boks hvor du legger inn rentesatsen.
      • Klikk på + nede i høyre hjørne i boksen
      • Legg inn dato for når renten skal gjelde
      • Legg inn rentesats.

Endre rentesats gjøres ved å følge punkt 4.5.

Når du endrer klikker du på valget Oppdater nedbetalingsplan og da vil alle lån med denne Renteprofilen bli oppdatert, rekalkulert og KK2 vil utstede et rentevarsel. Ved endring av rente på lån, må det varsles minimum 6 uker på forhånd. Endre derfor renteplanene 6 uker før ny rente skal tre i kraft for å oppfylle varslingsplikten.

Obs 1: Långiver følger selv med på endring av renter. Dette gjøre ikke automatisk i KK2.

Obs 2: Fastrente ligger som særvilkår på lånet. Det legges inn når lånet lages eller når man endrer det. Det skal ikke lages egne profiler for fastrentelån.  Også fastrentelån må ha en renteprofil.

Bokføringsvalg

Dette gjelder hvordan KK2 skal sende bokføringsopplysninger til regnkap.

Legg inn basis oppsett.  For hvert bokføringspunkt vil KK2 legge inn posteringsvalg ut i fra basisoppsettet.

I tillegg kan det legges inn tilleggsposteringer på hver bokføringspunkt.  Punktene fremkommer som faner i bokførngsoppsettet.

Lage bokføringsplaner:

1. Klikk på bokføringsvalg i venstre menyen
2. Du får opp en boks med de valg som er lagt inn
3. Klikk på det enkelte valg og du vil se denne planen
4. Lag ny plan:
   1. Klikk på + tegnet nede ved høyre hjørne i boksen som viser planene.
   2. Du får en ny plan i boksen
      1. Klikk på navnet Ny plan
      2. Nå åpner planen seg.
      3. Legg inn Konto for hver linje i Balanse konti og resultatkonti
         1. KK2 vil nå fylle ut basis oppsettet for hvert bokføringspunkt
         2. Under hvert bokføringspunkt kan du legge inn tilleggsposteringer. Her må du ha både Debet (D) og Kredit (K) føringer for hver ekstraføring

Endring av bokføringsplaner skjer i i den enkelte plan.  Alle føringer kan endres.

Obs1: basis oppsettet kan kun endres i fanen for basisoppsett. Tilleggsposteringer endres under fanen for hvert bokføringspunkt.

Lag lån

Under denne fanen registreres nytt lån inn

Det er tre bokser øverst.

Boks 1: låntager:

Her registreres inn opplysninger om låntageren.

• Du må klikke legg til låntager for at dette skal registreres
• Når du har lagt til låntager kan du legge til Ny rolle
• Klikk på den grå linjen og velg rolle. Deretter fyller du inn opplysningene KK2 ber om

Boks 2: Lånetype, beløp og parametre

1. Legg inn lånebeløp. Dette er beløpet som utbetales.
2. Dersom innvilget beløp avviker, dvs. er høyere enn utbetalt, legges innvilget beløp inn.
   • Senere økninger av lånet er mulig.
3. Velg låne-type; Default er annuitetslån
   • Dersom utbetaling ikke er skjedd enda, sett dato langt frem i tid. når utbetaling faktisk skjer.
4. legg inn første forfall.
   • Dette kan også flyttes i forhold til faktisk utbetaling
5. Legg inn terminer. Normalt 12, dvs. månedlig nedbetaling
   • KK2 kan også ha 1 til 6 terminer per år.  
6. legg inn løpetiden på lånet. Her kan man velge år eller måned. Vi anbefaler at det velges måneder.
   • Eks. et lån som skal løpe i 30 år, legges inn med 360 måneder
7. Termingebyr bestemmer kommunen selv
8. Etableringsgebyr bestemmer kommunen selv
9. Renteplan: velg riktig plan
   • Husk at du må velge plan selv om lånet skal ha fastrente
10. Bokføringsplan: velg riktig plan i forhold til lånet

Boks 3 Ekstra informasjon:

Her kan ekstra informasjon knyttet til lånet legges inn

1. Andre vilkår
   • Her legges inn lånevilkår som man ønsker skal fremkomme av låneavtalen. Det f.eks. være at panteobjektet skal være forsikret , bestemmelser om kausjon osv.
2. avdragsfrie perioder
   • Her legges inn perioden hvor det skal være avdragsfrihet. Legg inn start og slutt dato.  I denne perioden faktureres kun renter og termingebyr.
3. Betalingsutsettelse
   • Legg inn perioden hvor det skal være betalingsutsettelse.  Renter beregnes men det utfaktureres ikke terminkrav.
4. Fast rente
   • Klikk på + tegnet til høyre under boksen for fastrente. Legg inn startdato og sluttdato samt fastrentesatsen for dette lånet.  Når perioden er over vil renten beregnes etter valgt renteprofl
   • Det kan legges inn nye fastrenteperioder under hele lånets løpetid.
5. Saksbehandlers notater
   • Dette er notater og kommer ikke noe annet sted enn på lånet.

Du kan nå velge lagre lånedata og lages et låneforslag

Du kan velge opprett lån og lånet opprettes i KK2, og er nå aktivt.

Det er tre nye bokser nedenfor.

Tiltaksvalg

Her kan du velge dokumenter som skal lages av KK2 i det lånet opprettes.  Du kan også lage dokumentene under valget Tiltak når lånet er opprettt.

Aksjoner

Her kan man velge lage lånedata eller opprett lån, jfr. ovenfor.

Debitor månedsbudsjett

Her kan man simulere betalingsevnen til skyldner.  Dette er en støtte for å avgjøre om lånet bør gis.  Det kan være at forsystemer, f.eks. Startskudd, har slik beregning også. Beregningen bør tas med i betrakting i forhold til rådgivningsplikten

SvarUt

Dokumenter som skal sendes til låntager legger seg i SvarUt-administrasjonen. Vanlig terminforfall går ikke via denne.  Den går i egen automatisert rutine. SvarUt kan settes opp til at forsendelsene sendes automatisert. Dersom man ikke ønsker automatisert løsning, må man klikke sendt valgte tiltak manuelt, og sjekke dette valget hver dag.

Bilag og OCR

Her er muligheten for å lese inn OCR-fil manuelt. Det er aktuelt kun dersom kommunen ikke har satt opp automatisert innlesning.

Manuelt gjøres ved å hente ned filen fra banken. Lagre filen i en mappe du når fra egen maskin. Klikk valget velg fil. Merk filen og klikk importer. Filen vil nå bli laget og KK2 lager bokføringsbilag i henhold til oppsettet underbokføringsvalg.

Låntagere

Du kan søke på debitors navn. Du får opp både aktive og avsluttede lån

Support

Støtte til brukerne består i at man kan kontakte Kapitalkontroll ved å sende e-post til support.  Klikk på brukerhjelp og du får opp e-posten du kan skrive. Under håndboken finner du denne teksten.

Saksbildet for det enkelte lån

Kortene

Oppstilling

Viser lånet, utestående terminer og bokførte renter og gebyr.

Valget utregning viser lånet per i dag.

Valget Renter frem i tid gir deg muligheten til å beregne saldo frem i tid. Det kan være aktuelt ved avslutning av lån. Skriv inn dato og så beregner KK2 hva lånet da vil utgjøre.

Låntager

Viser navn og adresse og andre opplysninger om låntager.  Disse er redigerbare ved å klikke Rediger opplysninger.

Dersom det er flere personer (roller) knyttet til lånet, kan du klikke opp opplysninger om hver av dem her. De kan også redigeres her.

Låneinformasjon

Her vises nøkkelinformasjon om lånet. Disse kan ikke redigeres herfra.

SMS

Du kan sende SMS direkte fra KK2 til låntager. Du kan fylle inn betalingsinformasjon. Den er hensiktsmessig hvis lånet skal gjøres opp i dag.  Dersom det er annen informasjon må du skrive den inn manuelt og så klikke send.

Engasjement Låntgaer

Her viser KK2 alle saker, både lån og innfordring, som er registrert på låntageren.  Inkassosakene er relevante ved vurdering av lån.

Dokumenter og tiltak

Her viser KK2 hvilke dokumenter som er sendt til skyldner

Terminforfall vises under avdragsavtalen.

Notater

KK2 åpner for to typer notater.  Debitor- og saks-notater.

Under denne fanen er det saks-notater. Det er notater som kun har betydning for dette lån. Debitornotater ligger under debitor-kortet og er notater som har betydning for alle saker mot låntager.

Innbetalinger

Her vises alle innbetalinger på lånet. Hver linje er en innbetaling og det fremgår hvordan innbetalt beløp er fordelt.

Nebetalingsplan

Her ser du hvordan lånet skal nedbetales. Nå en termin er utstedt vil den fremgå her. Når den er sendt, vil sendt dokument fremkomme og hvordan den er sendt.

Venstremenyen

Si opp lånet

Brukes når lånet skal stanses. Det må sendes oppsigelse manuelt fra KK2.  Deretter må saken registreres i KK2-inkassodelen. Dette må gjøres manuelt.  KK2 inkasso vil så følge opp saken. Det skjer normalt manuelt etter sending av 4-18 varsel. Dersom lånet så skal tas opp igjen, kan det gjøres fra lånesaken og da klikke på valget som nå heter Gjenoppta sak.  Det må da vurderes om lånet skal justeres. Se om det nedenfor.

Sett på vent

Denne funksjonen setter lånet på hold. Den må ikke forveksles med en betalingsutsettelse.  Sett på vent brukes hvis ikke noe skal skje på lånet.

 Endre lån

Ved å klikke her vil du komme tilbake til samme bilde som ble brukt da lånet ble opprettet. Se om dette ovenfor. Her kan du redigere alle opplysninger. Husk at eventuelt produserte tiltak ikke vil ha disse opplysningene.  Ved behov må i så fall lage nye dokumenter.

Innbetaling

Her kan man registrere inn manuelle betalinger. Klikk her og du får opp en dialogboks hvor du kan legge inn beløp, dato for betaling og et notat vedr. innbetaling.

Tiltak

Her er hele dokumentbiblioteket. Du lager dokumentet ved å klikke på det aktuelle tiltak.  Fyll inn feltene som kreves. Det vil fremkomme i dialogboksen hvilke felter som kreves.

Notat

Dette er saksnotat.

Her kan du skrive det som kan være opplysninger som skal tas vare på i saken.  Skriv dato og så hva notatet gjelder. Du kan varsle en saksbehandler også deg selv og da varsler KK2 på e-post til den aktuelle saksbehandler.

Fordring

Her kan man registrere inn en ny fordring. Denne skal ikke brukes.  Dersom lånet skal justeres opp, gjør du det under valget Endre lån.

Debitornotat

Dette er notater som gjelder låntager og vil vises på alle saker mot ham.  Notatet skal brukes ved opplysninger som har global interesse.

Pantedokument

Her får du opp et skjema som tilsvarer opplysningene i en pantobligasjon. Fyll ut feltene som ikke er fylt ut, så langt det er behov. Når du klikker lagre, vil KK2 lage en pantobligasjon som legger seg som vedlegg til notat.  Denne kan skrives ut og sendes til kartverket etter at underskrifter er innhentet.

MAKSIMER MINIMER OG HUSK INNSTILLING

Her kan du styre hvordan saksbildet ser ut.  Maksimer vil si at alle kort er åpne, minimer betyr at alle er lukket og husk innstilling gjør at KK2 neste gang viser det du har valgt.  Du kan minimere/maksimere hvert kort ved å klikke på pilen i det enkelte kortets overskrift (Blå linjen og helt til høyre).

Diverse tema

Dokumenter

SEF-skjema:

Skal skrives ut fra låntager og medlåntager. De skal ha hvert sitt skjema for å forsøke å individualisere skjemaet til den enkelte låntager.  Kommunen bør vurdere å gå igjennom skjemaet sammen med den enkelte låntager for å sikre at det er forstått.  Skjemaet krever ikke signatur.  

Feltet Nødvendig Sikkerhet må fylles ut.

Gjeldsordning:

Gjeldsordning går normalt i tre perioder: Tiden før det åpnes gjeldsforhandling, Gjeldsforhandlingsperiode og gjeldsordningsperioden.

Tiden før åpning:

Her skal långiver kun melde kravet når man blir kontaktet. Det gjøres ved å sende dokumentet LMRK.

Åpnet gjeldsforhandlingsperiode:

Alle kjente kreditorer skal varsles om åpning av gjeldsordning. Långivere skal som utgangspunkt få varsel om at gjeldsforhandling er åpnet. Ved mottak av gjeldsordning må kommunen sende en oversikt over kravet. Da brukes LMRK.Det kan hende at i gjeldsordningsperioden så må dette sendes flere ganger.

I gjeldsforhandlingsperioden skal søkeren ikke betjene gjeld som har oppstått før åpningen av gjeldsforhandling. Det gjelder også lån.  Det må derfor legges inn en periode på 4 måneder hvor lånet har betalingsfrihet.

Renter på huslån, hvor boligen skal beholdes, og lånet er innenfor 110% av verdien på boligen, skal renter likevel betales., jfr. lovens § 3-4, 2 ledd.  Øvrige renter skal ikke betjenes, men påløper.

Lån som ikke er sikret innenfor 110% av boligens verdi, her skal det ikke betales renter.  Det må legges inn betalingsfri periode.

I KK2 må du gjøre

1. Justere ned lånet til 110 % av boligens verid
2. Notere nedjusteringsbeløpet og dato
3. Sette lånet på avdragsfri periode i hele gjeldsordningsperioden.

Dersom det ikke vedtas noen gjeldsordning, må dette reverseres. Bruk da samme dato og beløp som ble gjort da lånet ble justert.

Det blir utarbeidet forslag til gjeldsordning.  Denne må långiver ta stilling til. Er man enig, trenger man ikke svare fordi manglende svar anses som aksept av tilbud.  Er man uenig i forslaget, må man stemme nei til ordningen. Dette må gjøres skriftlig og man må begrunne hvorfor man er uenig i forslaget.

Vedtatt gjeldsordning:

Vedtatt gjeldsordning binder långiver.

Da må lånet korrigeres i henhold til gjeldsordning. 

1. Lån sikret i boligen og hvor kravet er innenfor 110% av boligens verdi:
   • Lånet skal renteberegnes i hele gjeldsordningsperioden, men ikke betale avdrag. Lån innenfor 110% skal ha avdragsfri periode fra vedtak av gjeldsordningen til vedtatt avslutning av ordningen. 
   • Rentene settes i henhold til vedtatt ordning. Her kan fastrenter bli aktuelt å bruke
2. Lån utenfor 110 %
   • Lånet ned kvitteres med beløpet. Bruk Justeringbeløp med –(minus) foran. Justeringsdato lik dato for vedtatt ordning. 
   • Dersom beløpet gir dividende, bør dette legges som sak i KK2-inkasso med nedbetalingsplan lik dividenden som er vedtatt. 
   • I begge tilfeller må nedkvittert beløp legges inn som notat på lånet. Dato for vedtak av gjeldsordningen må noteres. Dette skal brukes dersom gjeldsordningen oppheves og lånet skal tilbake til sitt opprinnelige beløp.  I så tilfelle må nedkvitteringen reverseres med samme beløp og dato som nedkvitteringen.